Stakeholder Sonar

Strategisch bedeutsame Projekte bringen erhöhte zeitliche, qualitative und aufwandsbezogene Risiken mit sich. Etwa ein Drittel davon scheitern aus Gründen mangelhaften Kontakts zu den Stakeholdern: Unklare Anforderungen. Vorbehalte der Betroffenen. Unrealistische Annahmen in der Planung. Umsetzung ohne Feedback. Viel davon kann durch adäquate Stakeholder-Kommunikation vermieden werden.

Das traditionelle Sounding-Board stammt aus dem Change-Management und wird in komplexen Veränderungsvorhaben eingesetzt. In periodischen Sitzungen geben Betroffene zu wesentlichen Aspekten ihr Feedback.

Stakeholder Sonar™ erweitert diese Grundidee um virtuelle Befragungselemente, was die Einbindung dislozierter Stakeholder in größerer Anzahl kosteneffizient ermöglicht. Zudem wird periodisches Feedback anlassbezogen vertieft, wenn spezifische Fragen auftauchen. Alle gewonnenen Hinweise werden in einem Online-Tool übersichtlich dargestellt und können dort vom Projektteam nachvollziehbar kommentiert, diskutiert und bewertet werden.

Stakeholder Sonar zielt auf eine breite und durchgängige Konsultation von Stakeholdern über die Projektlaufzeit ab. Periodisches Feedback (Monitoring) und anlassbezogene Vertiefungen (Einschätzungen) können inhaltlich und in ihrer zeitlichen Logik bedarfsgerecht gestaltet werden und umfassendere Erkenntnis generieren als klassische Sounding-Boards.

Risiken abschätzen
Risiken abschätzen und Strategien zur Vermeidung bzw. Bewältigung erarbeiten

Optionen bewerten
Strategischen Handlungsoptionen aufspüren und ausgewogen bewerten

Spielräume ausloten
Erfolgsfaktoren abklären und Spielräume der Realisierung ausloten

Argumente sammeln
Entwicklung eines Argumentariums, um Anspruchsgruppen zu überzeugen

Anforderungen verstehen
Beleuchtung einer Zielgruppe, um die Erfüllung ihrer Ansprüche zu optimieren

Einbindung signalisieren
Unterrepräsentierte Zielgruppen einbinden, um Akzeptanz und Vertrauen zu schaffen

Reibungsflächen glätten
Reibungsphänomene reflektieren und Ansatzpunkte ihrer Bewältigung entwickeln

Fortschritt absichern
Fortschritt evaluieren und sinnvolle Verbesserungen ableiten

Trotz seiner guten Skalierbarkeit macht das Stakeholder Sonar vor allem in komplexeren Projekten mit einer zumindest einjährigen Laufzeit Sinn. Das Instrument liefert eine gewisse Quantität an Hinweisen, deren Implikationen projektintern geprüft werden sollten. Ein Einsatz profitiert daher vom Vorhandensein eines ausreichend stark besetzten Projektteams.

> Bau- und Raumentwicklungsprojekte
> Komplexere IT- bzw. Digitalisierungsprojekte
> Merger und Akquisitionen
> Öffentliche Projekte und Reformvorhaben
> Technologische Entwicklungsprojekte
> Umfassende Organisations- bzw. Veränderungsprojekte
> Sonstige Projekte einer gewissen Komplexität

Beispiel: Modellhafter Kommunikationsfluss eines Digitalisierungsprojekts

(Sound-Wave symbolisiert die interne Projektkommunikation, Pfeile die Stakeholder-Beiträge)

Beim periodischen Monitoring wird eine repräsentative Auswahl von Stakeholdern um ihre allgemeine Einschätzung zu den wesentlichen Dimensionen des strategischen Vorhabens und seines Fortschritts gebeten. Es geht dabei um das rechtzeitige Erkennen sich anbahnender Schwierigkeiten oder flüchtiger Projektchancen sowie der Stimmung im Projekt. Frequenz und Stakeholder-Auswahl werden an das konkrete Projekt angepasst.

Spezifische, sich zu bestimmten Projektzeitpunkten stellende Fragen werden in qualitativen Interviews von urteilsfähigen Stakeholdern beantwortet und strukturiert zusammengefasst. Besonderes Augenmerk liegt auf sich ergänzenden Perspektiven und Standpunkten (Triangulation) zur balancierten Beleuchtung dieser Themen. Zeitpunkt und inhaltliche Schwerpunktsetzung dieser situativen Erhebungen ergeben sich im Projektverlauf.

Alle Informationen werden im Online-Tool übersichtlich dargestellt, vorbereitend kommentiert und im Projektteam ausgewertet.

Stakeholder Sonar ist ein Instrument, das periodisch die Wahrnehmung ausgewählter Stakeholder erfasst, anlassbezogen vertieft, und in Form wertvoller Hinweise für das Projekt-Management zur Verfügung stellt.

Aus der Usability Forschung ist das Prinzip der theoretischen Sättigung bekannt. Bereits fünf Testuser erkennen mehr als achtzig Prozent der gegebenen Probleme. Etwa fünfzehn Personen finden alle Probleme. Auch beim Erkennen erfolgskritischer Phänomene mittels Stakeholder Sonar gibt es einen abnehmenden Grenznutzen der Beobachteranzahl. Ideal für situative Einschätzungen sind nicht weniger als 7 und nicht mehr als 30 Key-Stakeholder. Am Monitoring können je nach Sinnhaftigkeit auch Stakeholder im dreistelligen Bereich teilnehmen.

Stakeholder zeichnen sich durch ein legitimes Interesse am Projekt aus und sind davon (zumindest dem Ergebnis nach) betroffen. Weil sie den Anspruch erheben können, Einfluss in ihrem Sinne auszuüben, spricht man auch von Anspruchsgruppen. Damit sind wesentliche Auswahlkriterien bereits vorgegeben. Besondere Kenntnisse, Erfahrungen und gewinnbringende Perspektiven können zusätzlich berücksichtigt werden. Die optimale Auswahl erfordert jedenfalls eine gute Kenntnis des Projektkontextes, methodisches Wissen und Fingerspitzengefühl. Diese Stakeholder-Analyse ist am besten im Projektteam plus Berater zu lösen.

> Kunden und Anwender (Endkunden)
> Lieferanten, Servicepartner 
> Sonstige Geschäftspartner
> Externe Experten
> Banken, Investoren und Analysten
> Verwaltungsbehörden und Politiker
> Öffentlichkeit und Zivilbevölkerung
> Mitbewerber
> Medienvertreter und Journalisten
> Forschungseinrichtungen
> Interessensvertretungen/ Kammern
> Gemeinnützige Organisationen
> Vereine, Verbände/ NPOs, NGOs

Stakeholder Sonar ist ein (primär) Statement-basiertes Instrument. Statements werden mit Fragen nach den zentralen Projektdimensionen (siehe Beobachtungsmodell unten) oder zu konkreten Themen eingeholt, geclustert und in Kurztexten zusammengefasst.

Die Kurztexte werden in strukturierter Form entweder als Bericht (PDF) oder – was insbesondere bei größeren Projekten Vorteile bietet – als Online-Cockpit mit diversen Filter- und Suchmöglichkeiten sowie der Möglichkeit zur Kommentierung, Diskussion und Bewertung zur Verfügung gestellt. In beiden Fällen bleiben die Original-Statements zur Durchsicht und für eine bessere Nachvollziehbarkeit angehängt.

Ein zentrales Element des Stakeholder Sonar ist die gemeinsame Interpretation der gewonnenen Informationen im Sinne der Bildung von Arbeitshypothesen und der Ableitung von Schlussfolgerungen und Handlungsempfehlungen für die konkrete Projektarbeit. Diese Erkenntnisse und Handlungsempfehlungen werden nach jeder Sitzung dokumentiert.

Untersuchungen zeigen, dass etwa ein Drittel aller strategischen Projekte aus Gründen scheitern, denen mangelhafter Kontakt zu den Stakeholdern zugrunde liegt.

Stakeholder können Projekte scheitern lassen, oder mit wertvollen Hinweisen voranbringen.
Es kommt darauf an, wie man sie einbindet.

Stakeholder Sonar ist ein wirkungsstarkes Instrument. Es erleichtert nicht nur das Projektmarketing und die Kommunikationsarbeit gegenüber den Anspruchsgruppen, sondern unterstützt das Stakeholder-Management insgesamt. Darüber hinaus liefert es wertvolle Beiträge für das Risikomanagement und hilft beim umsichtigen Umgang mit strategischen Optionen und Entscheidungen. Nicht zuletzt schafft es Transparenz und Vertrauen.

Die balancierte Auswahl von Stakeholdern garantiert eine umfassende Beleuchtung des Projektgeschehens

Gute Skalierbarkeit des Instruments schafft eine ökonomische Eignung auch für mittelgroße strategische Projekte

Die explizite Form verbessert den professionellen und nachvollziehbaren Umgang mit Optionen und Entscheidungen

Interviews und Abfragen erlauben eine unverfälschte Abbildung authentischer Wahrnehmungen

Die Kombination von periodischer und situativer Beobachtung ermöglicht eine durchgehende, zielgenaue Absicherung

Die Eingliederung des Instruments in die Steuerungsstruktur des strategischen Projekts ist flexibel gestaltbar

Das Instrument kann auch zur aktiven Kommunikation wichtiger Informationen an Stakeholder-Gruppen genutzt werden

Datenschutz und Anonymität schaffen ein Vertrauensklima und erlauben das Artikulieren kritischer Beobachtungen

Grenzen des Instruments liegen darin, dass es für die Beteiligungslogik der Konsultation und nicht der Mitbestimmung konzipiert ist. Es ist zudem davon abhängig, inwiefern Kontaktdaten der Stakeholder (persönliche E-Mail-Adressen) eruierbar sind, sowie von deren Bereitschaft mitzuwirken.

Dr. Mischa Skribot (Jg. 1973)

Unternehmensberater aus Wien, seit 2003 geschäftsführender Partner der Lumique Managementservices GmbH. Unterstützt privatwirtschaftliche und öffentlich-rechtliche Organisationen dabei, die Perspektivenvielfalt von Stakeholdern sichtbar zu machen und mit den Verantwortlichen für die strategische Entwicklung ihrer Organisation zu nutzen.

Kontaktieren Sie mich gerne per E-Mail unter mischa.skribot@lumique.com oder nutzen Sie unser Anfrageformular für die Vereinbarung eines Rückrufs. Ich freue mich darauf, Ihnen nähere Auskunft zu unserer Leistung geben zu dürfen!

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